現場で起きやすい課題

長年続けてきた業務手順を疑うことなくシステムに移そうとすると、実はすでに不要になっている確認工程や、複数の担当者による重複チェックまでそのまま仕組みに組み込んでしまうことがあります。紙やメールでのやり取りを前提に生まれた手順の中には、システム化によって不要になるものも少なくありません。システム化を検討する際は、まず今の業務の各工程が「何のために」行われているのかを一つずつ確認し、目的が曖昧な工程や形骸化した確認作業を洗い出すことから始めると、無駄なデジタル化を避けられます。

最初に整理すること

工程の見直しでは、担当者ごとに手順が微妙に異なっている点にも注目する必要があります。属人化した手順をそのままシステムの仕様にしてしまうと、特定の担当者しか使えない複雑な仕組みができあがってしまいます。複数の担当者にヒアリングし、共通する部分と個別対応が必要な部分を切り分けたうえで、できるだけ標準化した手順をシステムの基本フローとして採用し、例外はその都度対応する形にしておくと、無理のない範囲でシンプルな仕組みに落とし込めます。

光の道具箱で広げる改善

業務を見直す作業は開発会社に任せきりにするのではなく、自社の担当者が主体となって進めることが望ましいといえます。日々の業務を最もよく知っているのは現場の担当者であり、なぜその手順が必要なのかを判断できるのも現場だからです。システム化はあくまで手段であり、目的は業務そのものを効率的にすることだという視点を忘れずに、必要であれば手順自体を変える決断も含めて検討を進めることが、結果的に使いやすく効果の出る仕組みにつながります。