現場で起きやすい課題

要望が正確に伝わらない背景には、発注側が当然と思っている前提を言葉にしないまま話を進めてしまうことがあります。長年の業務の中で当たり前になっている手順や例外処理は、口頭で説明した際に無意識に省略されがちで、開発会社側には伝わっていないことがあります。まず必要なのは、日頃当たり前だと思っている業務の細部こそ、あえて言葉にして伝える意識を持つことです。担当者が変われば当たり前の基準も変わることを念頭に置いておくとよいでしょう。

最初に整理すること

最初に取り組みたいのは、要望を思いつくままに伝えるのではなく、目的、対象範囲、具体的な操作の流れという順序で整理してから伝えることです。図や画面のイメージ、既存の帳票の実物を見せながら説明すると、言葉だけでは伝わりにくいニュアンスも共有しやすくなります。優先順位についても、必ず実現したいことと、できれば実現したいことを分けて伝えると、開発会社側が判断しやすくなります。複数人で伝える場合は、事前に内容をすり合わせておくと矛盾を防げます。

光の道具箱で広げる改善

伝えた内容は、開発会社側の理解と一致しているかをその場で確認し、認識のずれがあれば早い段階で修正することが大切です。要望を伝えた後は、開発会社がまとめた仕様書や議事録を必ず読み返し、自分たちの意図と違う記載がないかを確認する習慣をつけておくと、後になっての行き違いを防げます。伝える工夫を重ねることが、完成物の精度を高める最も確実な方法です。