現場で起きやすい課題

要件定義の打ち合わせに臨んでも、話がまとまらず時間ばかりかかってしまうことがあります。要件定義がスムーズに進まない原因の多くは、現状の業務が整理されないまま打ち合わせに臨んでしまうことにあります。誰がどのタイミングで何をしているのか、どの情報をどこで管理しているのか、どこで承認が必要になるのかが曖昧なままだと、開発を担う側も何を作るべきか判断しづらくなり、打ち合わせが堂々巡りになってしまいます。結果として何度も打ち合わせを重ねることになり、双方の時間が失われ、開始時期も後ろ倒しになりがちです。

最初に整理すること

そこでおすすめしたいのが、要件定義に入る前に自社の業務の流れを簡単にでも書き出しておくことです。担当者ごとの作業内容、使っている書類やファイル、判断や承認が必要になる場面などを箇条書きにするだけでも、打ち合わせの質は大きく変わります。あわせて、今の業務で困っていることや、実現したい理想の状態も具体的に整理しておくと、要望が伝わりやすくなり、認識のずれを減らせます。関係者へのちょっとした聞き取りも有効で、思わぬ課題が見つかることもあります。

光の道具箱で広げる改善

整理を進める中で、そもそもの業務の進め方自体を見直すきっかけになることも少なくありません。まとまった時間が取れない場合は、関係者への簡単な聞き取りだけでも効果があります。何を準備すればよいか分からない場合でも、まずは業務の流れを紙に書き出してみることから始めると、全体像が見えてきます。書き出した内容は一度で完璧にする必要はなく、打ち合わせを重ねる中で少しずつ修正していけば十分です。