現場で起きやすい課題
まず、契約中のサービスを一覧化し、各行に月額、年額換算、支払い方法、次回更新日、社内の利用人数、主な用途を書き出します。年額換算を入れるのは、月々数千円でも年間では数万円になり、判断の印象が変わるためです。次に各サービスを、使用頻度と業務への重要度で分けます。たとえば「毎日全員が使う」「月に数回誰かが使う」「半年以上ログインの記録がない」といった段階に区分すると、解約や下位プランへの変更を検討する対象が浮かび上がります。似た機能を持つツールを二つ契約していないか、席数の多いプランに対して実際の利用者が少なくないかも、この時点で確認したい観点です。
最初に整理すること
効果の側は、そのサービスがなくなったら誰がどれだけ手作業に戻るかを見積もると測りやすくなります。月に十時間の手作業を肩代わりしているツールなら、その時間の人件費と月額を比べれば、投資として妥当かの目安になります。判断がついたら、解約、プラン変更、継続の三つに仕分けし、更新日の近いものから順に手を付けます。年払い契約は途中解約しても返金されないことが多いため、更新日の一、二か月前に検討する段取りにしておくと無駄が出ません。
光の道具箱で広げる改善
担当者の異動時に契約が引き継がれず放置される事態を防ぐには、この一覧を共有し、更新日をカレンダーに登録しておくのが確実です。棚卸しは一度で終わらせず、半年か一年ごとの定例にすると、事業の変化に合わせて支出を保てます。まずは請求明細から契約中のサービスをすべて書き出し、それぞれの直近の利用状況を一行ずつ埋めることから始めてみてください。削れる支出は、その一覧を眺めた時点でいくつか見えてくるはずです。
