現場で起きやすい課題

社内申請は紙の稟議書やメールでのやり取りが根強く残っている業務の一つです。出張中の承認者にわざわざ書類を届けたり、押印のためだけに出社したりといった負担も見過ごせません。最初の一歩として、申請件数が多く承認の流れが分かりやすい業務、たとえば休暇申請や備品購入申請などを一つ選び、ノーコードのフォームに置き換えることから始めましょう。承認の流れが単純な業務から着手することで、仕組みの効果を早く実感できます。

最初に整理すること

デジタル化の設計では、申請内容の入力項目を必要最小限にし、承認者への通知が自動で届く仕組みにすることがポイントです。承認者が複数いる場合は、どの順番で承認を回すのか、差し戻しがあった場合にどう扱うのかをあらかじめ決めておくと、運用が始まってから迷うことがありません。紙の書類を完全になくそうとせず、まずはデジタルと紙が併存する期間を設けて、現場の慣れを見ながら移行する進め方も現実的です。承認者側の操作が簡単であることも定着の鍵になります。外出先のスマホからでも承認できると、滞留も減ります。