現場で起きやすい課題

システム導入時は現在困っている業務の解決に意識が向きがちですが、数年後に別のシステムと連携したくなる場面は少なくありません。その際に外部との接続手段が用意されていないと、せっかく蓄積したデータを活用できず、二重入力が続いてしまうことがあります。導入検討の段階で、外部連携の仕組みがどの程度用意されているかを確認しておくことが、数年先の選択肢の広さを左右します。

最初に整理すること

最初に確認したいのは、データを外部に取り出す手段が用意されているか、そしてその形式が汎用的かという点です。csv出力しかできない、独自形式でしか保存できないといった制約があると、後から連携しようとした際に変換作業が余分に発生します。あわせて、契約形態としてデータの持ち出しに制限がないか、利用規約や契約書の記載も確認しておくと、いざという時に慌てずに済みます。導入担当者だけでなく、実際にデータを扱う現場の意見も取り入れておくと確認漏れを防げます。

光の道具箱で広げる改善

実際に選定する段階では、機能の豊富さだけでなく、必要なときに情報を出し入れできる柔軟性があるかを評価軸に加えておくと判断がしやすくなります。将来どのシステムと連携するかを正確に予測することは難しいものですが、汎用性の高いデータ形式や標準的な接続方式に対応しているシステムを選んでおけば、状況が変わっても対応の幅を保てます。目先の機能比較だけで終わらせない視点が、後々の投資を無駄にしないための備えになり、乗り換えの選択肢も残しておくことができます。