現場で起きやすい課題

まず、どのデータをどのシステムに何度入力しているかを一覧にします。当たり前に続けてきた作業ほど、書き出すと重複が見つかります。次に決めるのが、システムを何でつなぐかです。方法は主に三つ。相手側にデータ連携用のAPIがあればほぼリアルタイムに自動反映でき、なければCSVの出力・取り込みで日次などまとめて移す手もあります。プログラミングなしで複数サービスをつなぐiPaaSと呼ばれる連携ツールを間に挟む選択肢もあり、扱う件数と更新頻度で使い分けます。

最初に整理すること

連携で最も重要なのは、二つのシステムで同じものを指す「突合キー」を決めることです。取引先コードや商品コードが両側で一致していないと、自動反映してもデータが噛み合いません。日付の書式、金額の税込・税抜、文字コードといった項目のずれも事前にそろえておきます。全社を一度につなごうとせず、入力の手間が大きい一つの流れから始め、まず数件を手動と突き合わせて検証してから対象を広げると、思わぬ不具合にも落ち着いて対応できます。

光の道具箱で広げる改善

既存システムがそのままでは連携できない場合も、CSV連携やiPaaSを間に挟めば入れ替えずに対応できることがあります。連携が働き出せば、入力ミスの確認や修正に費やしていた時間を本来の業務に回せます。まずは自社で同じ情報を二度以上入力している業務を一つ選び、相手システムにAPIがあるか、CSV出力ができるかを調べ、突合キーに使える共通コードがあるかを確認するところから始めてみてください。