現場で起きやすい課題

部門ごとに最適なシステムを個別に選んできた結果、顧客名や商品コードの表記がシステムごとに微妙に異なり、突き合わせに時間がかかるという状態はよく見られます。横断連携を検討する際にまず把握すべきは、どの情報がどの部門で発生し、どの部門で再利用されているかという業務の流れです。情報の発生源と利用先を整理しないまま連携だけを進めると、部門ごとの入力タイミングのずれがそのまま反映され、かえって混乱を招くことがあります。部門間の力関係で連携方針が決まってしまうと、実務に合わない仕組みになりやすい点にも注意が必要です。

最初に整理すること

最初の一歩としては、部門間でやり取りされる情報のうち、量が多く手作業での転記負担が大きいものから優先順位をつけることが有効です。あわせて、顧客コードや商品コードなど共通で使う識別子のルールを部門横断で統一しておくと、後の連携作業が格段に楽になります。この識別子のすり合わせを後回しにすると、システムをつないでもデータが正しく紐づかないという問題が起き、結局は人手での突き合わせ作業が残ってしまいます。

光の道具箱で広げる改善

運用が定着してきたら、どの部門がどの情報の正本を持つかを明確にし、更新権限のルールを文書化しておくと、情報の食い違いを防ぎやすくなります。横断連携は一度つなげば終わりではなく、部門の業務が変わるたびに見直しが必要になるものです。定期的に情報の流れを棚卸しし、実態に合わなくなった連携ルールを更新していく姿勢が、長期的な運用の安定と部門間の負担軽減につながります。担当者が異動した際にも運用ルールが引き継がれるよう、簡単な手順書として残しておくことも役立ちます。