現場で起きやすい課題

「勤怠管理、会計、顧客管理と便利なクラウドサービスをいくつも導入したけれど、それぞれがバラバラに動いていて手間が増えた気がする」という声はよく聞かれます。クラウドサービスは単体では便利でも、つながっていなければ結局は人がデータを移す作業を担うことになります。まず社内で使っているクラウドサービスを洗い出し、どのサービス間で手作業のデータ移動が発生しているかを見える化してみましょう。

最初に整理すること

次に、それぞれのサービスが標準で用意している連携機能や外部ツール向けの窓口を確認します。多くのクラウドサービスは他社サービスとの連携を前提に設計されているため、意外と簡単につながる組み合わせも見つかります。設計の工夫としては、どのサービスを情報の起点にするかをあらかじめ決めておくことです。起点が定まっていないと、どちらのデータが正しいのか分からなくなり、かえって混乱を招きます。起点を決めたうえで他のサービスへ情報を流す形にすると、更新の流れが整理され担当者も迷わずに済みます。

光の道具箱で広げる改善

どの担当者がどのサービスの情報を最初に入力するのかをルール化しておくと、起点があいまいになることを防げます。こうした整理を行うことで入力の重複が減るだけでなく、各サービスに蓄積されたデータを本来の目的に活用しやすくなります。連携が増えるほど全体像が見えにくくなるため、どのサービスがどこにつながっているかを図などで整理しておくことも役立ちます。