現場で起きやすい課題

業務アプリを新しく導入する際、既に使っている会計ソフトや在庫管理システム、勤怠システムなどとの関係を整理せずに開発を進めると、同じ情報を複数のシステムに入力する二重管理が発生しがちです。二重管理は入力の手間が増えるだけでなく、片方だけ更新されて情報が食い違うといった問題も引き起こします。新しいアプリを検討する段階で、既存のどのツールと情報をやり取りする必要があるのか、どちらのシステムを情報の正としておくのかをあらかじめ整理しておくことが重要です。

最初に整理すること

既存ツールとの連携方法にはいくつかの選択肢があり、システム同士を自動でつなぐ方法もあれば、決まった形式でデータを書き出して取り込む方法、あるいは連携せずに役割を完全に分ける方法もあります。どの方法を選ぶかは、扱うデータの量や更新頻度、既存システムが外部連携にどこまで対応しているかによって変わります。すべてを自動連携にしようとすると開発費用が膨らむこともあるため、まずは手作業での取り込みから始め、必要性が高まった段階で自動化を検討するといった段階的な進め方も選択肢になります。

光の道具箱で広げる改善

既存ツールとの併用を設計する際は、情報の入力担当者や更新のタイミングを明確にしたルールを、システムの仕組みとあわせて整えておくことが欠かせません。どちらのシステムに何を入力するかが曖昧なままだと、結局どちらにも正しい情報が残らない事態になりかねません。新しい仕組みを導入する目的は業務全体を楽にすることにあるため、既存の仕組みを無理に置き換えず、それぞれの得意な役割を活かしながら組み合わせていく視点を持つとよいでしょう。