現場で起きやすい課題

就業規則には所定労働時間や休憩時間、休日、割増賃金率などが定められていますが、勤怠システムの設定がこれと一致していないケースは意外と見られます。就業規則を改定した際にシステム側の設定を更新し忘れていたり、導入時の初期設定のまま運用が続いていたりすることが主な原因です。まず取り組みたいのは、就業規則に記載された労働条件と、勤怠システムに実際に設定されている内容を突き合わせて確認することです。

最初に整理すること

確認の際は、所定労働時間や休憩時間だけでなく、法定外・法定休日の割増率、深夜割増の時間帯、フレックスタイムや変形労働時間制を採用している場合の清算期間や設定なども対象に含める必要があります。細部までシステムの設定画面を確認し、就業規則の記載と一致しているかを一つずつチェックしていきます。ずれが見つかった場合は、どちらが正しいのかを労務担当者や社会保険労務士とも相談しながら特定し、修正していきます。設定を変更した際は、変更前後で給与計算の結果に影響が出ないかもあわせて確認しておくと安心です。

光の道具箱で広げる改善

就業規則を改定するタイミングでは、システムの設定変更を同時に行う運用ルールを決めておくと、今後のずれの発生を防げます。設定変更の履歴を残しておくことも、後から確認する際に役立ちます。担当者が一人で判断せず、複数人でダブルチェックする体制にしておくと、見落としをさらに減らせます。まずは現在のシステム設定と就業規則の内容を一項目ずつ照らし合わせるところから始め、ずれのない状態を保つ運用の流れを整えていきましょう。