現場で起きやすい課題

電話とノートで予約を管理していると、ダブルブッキングや案内漏れが起きやすくなります。紙の予約台帳や個人のメモで車検・点検の予約を管理していると、担当者が不在の時に予約状況が分からず困りますし、電話を受けた人によって記載の仕方がまちまちで、後から確認しづらいという悩みも重なりがちです。予約を受けた作業内容や要望まで細かく記録しきれず、当日になって聞き直すことになるケースも見受けられます。

最初に整理すること

まず取り組みやすいのは、予約情報を1か所にまとめ、誰が見ても空き状況が分かる状態にすることです。特別なシステムを導入しなくても、共有できる表形式に整えるだけで重複予約は大きく減らせます。次に工夫したいのが、車検の時期が近づいた顧客に案内を出すタイミングをあらかじめ決めておくことです。車検満了日を基準に、いつ・誰に案内を送るかを仕組みにしておけば、担当者の記憶に頼らず声かけができ、他社への流出を防ぎやすくなります。案内は満了日の2か月前と1か月前など複数回に分けると、うっかり忘れていた顧客にも気づいてもらいやすくなります。

光の道具箱で広げる改善

予約確定後のリマインド連絡もあわせて仕組み化しておくと、当日のキャンセルや無断不参加を減らすことにつながります。こうして予約状況と案内のタイミングが整うと、繁忙期でも落ち着いて対応でき、部品の手配や人員の配置もあらかじめ計画しやすくなります。予約データが蓄積されていけば、繁忙期の傾向も見えてくるため、翌年以降の人員計画にも活用できる材料になります。