現場で起きやすい課題

紙のタイムカードから労働時間を読み取り、電卓や表計算ソフトに手入力して集計する作業は、従業員数が増えるほど時間がかかります。打刻時刻の読み間違いや、時間の計算間違い、転記漏れといったミスも起きやすく、集計後に検算する作業自体も担当者の負担になっています。手書きの文字が読み取りづらく、本人に確認しないと分からないといった細かな手間も積み重なりがちです。まず把握しておきたいのは、現在の集計作業のどの工程に最も時間がかかっているか、どこでミスが起きやすいかを具体的に洗い出すことです。

最初に整理すること

工程が把握できたら、打刻の記録方法をデータとして残る仕組みに置き換えることを検討します。ICカードやスマートフォンでの打刻に切り替えれば、打刻時刻がそのままデータとして蓄積され、労働時間の計算を自動化できます。切り替えの際は、打刻機器の設置場所や、複数拠点がある場合の運用ルール、通信環境がない場所での対応方法なども事前に検討しておくと、移行後のトラブルを減らせます。年配の従業員が多い職場では、操作方法を丁寧に説明する期間を設けることも定着の助けになります。

光の道具箱で広げる改善

手作業による集計がなくなると、担当者は集計そのものではなく、異常な打刻の確認や労働時間の傾向分析といった、より価値のある業務に時間を使えるようになります。移行にあたっては、一部の部署や拠点で試験的に運用し、課題を洗い出してから全社展開する進め方が現実的です。まずは現状の集計作業でどこに時間がかかっているかを具体的に書き出すところから始めてみましょう。