現場で起きやすい課題

紙の領収書や請求書を預かって仕訳を起こす作業は、繁忙期になるほど負担が大きくなり、顧問先とのやり取りにも時間を取られがちです。まずは、顧問先ごとの資料の受け渡し方法を洗い出し、郵送や訪問での回収に頼っている先がどれくらいあるかを把握することから始めましょう。すべての顧問先を一斉に切り替える必要はなく、資料の量が多い先やクラウド利用に前向きな先から試すのが現実的です。

最初に整理すること

仕組みとしては、顧問先にスキャンやスマートフォン撮影で資料をアップロードしてもらい、事務所側はクラウド上でいつでも内容を確認できるようにしておくと、回収や再訪問の手間が減ります。仕訳の下書きが自動で作成される会計ソフトと組み合わせれば、入力作業そのものも短縮できます。顧問先とのやり取りの履歴も同じ場所に残しておけば、担当者が変わっても対応の経緯を追いやすくなります。

光の道具箱で広げる改善

切り替えの際は、顧問先の年齢層や機器の扱いに差があることを踏まえ、説明の丁寧さを惜しまないことも大切です。こうした仕組みが整うと、事務所全体の作業時間が減るだけでなく、顧問先への提案やアドバイスに割ける時間が増えます。効率化によって生まれた時間をどう使うかまで見据えておくと、単なる作業削減にとどまらない変化につながります。