現場で起きやすい課題

地域の中小企業では、後継者への事業承継とあわせて業務のあり方を見直す機会が訪れることがあります。先代のやり方が長年の経験や勘に支えられている場合、承継のタイミングは業務を仕組みとして残す好機になります。承継後に取引先や金融機関から説明を求められた際、業務の実態が整理されていないと後継者が答えに窮する場面も出てきます。まず取り組みたいのは、先代が担ってきた業務のうち、判断基準や進め方が言語化されていないものを洗い出すことです。取引先ごとの独自ルールや、繁忙期の対応順序など、口頭でしか伝わっていない知識は、承継前に整理しておく価値があります。

最初に整理すること

次に有効なのが、紙の台帳や個人の記憶に頼っていた情報を、後継者や従業員が参照できる形に残していく作業です。すべてをシステム化する必要はなく、まずは業務の流れや判断のポイントを文書やスプレッドシートにまとめるだけでも、引き継ぎの負担は大きく下がります。承継期は新旧の考え方が混在しやすい時期でもあるため、変更を急ぎすぎず、現場の理解を得ながら少しずつ進める姿勢が求められます。後継者が新しい仕組みを導入する際は、なぜ変えるのかを従業員に丁寧に説明し、これまでのやり方を否定するのではなく発展させる形で進めると、社内の抵抗も抑えられます。

光の道具箱で広げる改善

承継の準備期間を利用して、現経営者と後継者が一緒に業務の見直しに関わっておけば、代替わり後の急な混乱も避けやすくなります。事業承継とDXは別々の課題に見えて、実は業務を次の世代に引き継ぐという共通の目的でつながっています。承継のタイミングを、業務の属人化を解消し会社の資産として残す機会と捉えて取り組むことが、長く事業を続けていくための土台になります。