現場で起きやすい課題

外注や協力会社への発注が増えるほど、進捗確認のための電話やメールのやり取りも増え、確認漏れや伝達ミスが起きやすくなります。担当者が不在の際には状況が分からず、社内での回答も後手に回りがちです。取引先ごとに連絡方法や報告の粒度がバラバラだと、状況把握の負担はさらに膨らみます。まず最初の一歩としては、外注している案件をリスト化し、それぞれの納期と現在の進捗状況を一つの場所にまとめることから始めましょう。

最初に整理すること

リスト化ができたら、協力会社にも入力してもらえる簡単な進捗報告の仕組みを用意すると効果的です。専用のフォームやチャット上での定型報告など、負担の少ない方法で着手・完了などの状態を更新してもらうようにすれば、電話をかけずとも状況を把握できます。遅れが出そうな案件には目印がつくようにしておくと、早めの声かけがしやすくなり、社内の別担当者でも状況を引き継げます。