現場で起きやすい課題

毎月のスプレッドシート集計に丸一日以上かかってしまい、負担が大きいと感じることはないでしょうか。スプレッドシートは手軽に始められる反面、扱うデータや関係者が増えるにつれて数式が複雑化し、ファイルの管理も煩雑になっていきます。集計担当者が休むと誰も更新できないといった属人化も起こりがちで、ファイルのバージョンが乱立し、どれが最新かわからなくなることも珍しくありません。数式が壊れていることに気づかないまま誤った数字で意思決定をしてしまうリスクもあります。まずは、いま使っているスプレッドシートのどの部分が特に手間や属人化を招いているのかを洗い出すところから始めます。

最初に整理すること

課題が見えてきたら、繰り返し行っている集計作業から段階的にシステムやツールへ置き換えていきます。すべてを一度に刷新する必要はなく、負担の大きい部分から手をつけることで、現場の抵抗感を抑えながら移行を進められます。移行の際は、旧来のスプレッドシートと新しい仕組みをしばらく並行して運用し、数字が一致することを確認してから切り替えると安心です。あわせて、データの入力元を整理しておくと、その後の運用がスムーズになります。使い慣れたスプレッドシートを完全になくす必要がない場合もあり、集計の自動化だけを切り出して進める判断も現実的です。

光の道具箱で広げる改善

スプレッドシートからの脱却は、単なるツールの入れ替えではなく、業務の流れそのものを見直す機会でもあります。移行を機に、そもそもなぜその集計が必要なのかを問い直すことで、不要な作業自体を減らせることもあります。まずは最も時間を取られている集計業務をひとつ選び、その工程を書き出してみるところから着手してみてはいかがでしょうか。