現場で起きやすい課題

最初にやるのは、対象業務の選び方です。一週間ほど、時間を取られている作業や引っかかる場面をメモに書き出します。そのうえで、頻度が高く、手順が単純で、関わる人数が少ない作業を一つ選びます。この三つの条件がそろう作業は、効果が見えやすく、失敗しても影響が限定的だからです。例えば「毎日発生し、決まった転記を繰り返すだけで、担当が一人」といった作業が有力候補になります。逆に、月に数回しか起きない作業や、判断が複雑で多人数が関わる作業は、最初の対象には向きません。まず一つに絞ることが、動き出す最大のコツです。

最初に整理すること

選んだら、なぜ時間がかかるのかを分解します。待ち時間なのか、転記や確認の手数なのか、判断に迷う場面なのかを分けて見ると、手を打つ場所が絞り込めます。次に、今のやり方でかかっている時間と回数を数字で記録してから、小さく試します。試す範囲は一つの作業や一部門にとどめ、期間は二、三週間で効果を確認できる大きさに区切ると振り返りやすくなります。全体の仕組みを一度に入れ替えようとすると、方向性がずれたときの修正が重くなりますが、範囲が狭ければ軌道修正は軽く済みます。関わる人が少ないうちは社内の合意も得やすい利点があります。

光の道具箱で広げる改善

試した後は、記録した作業時間の前後を比べて広げるかを判断します。目安として、狙った削減が出て現場が使い続けられていれば、次は似た作業や隣の部門へ範囲を一段だけ広げます。効果が出なければ、分解した原因のどこがずれていたかを見直し、対象を選び直します。外部の力を借りるかどうかは、この段階で社内で担う手間と比べて判断すればよく、最初から決める必要はありません。小さく始めて測り、広げるか選び直すかを自分たちで決める。この繰り返しが、遠回りに見えて着実に続く進め方です。