現場で起きやすい課題

請求漏れが起きる背景には、営業担当者が把握している受注や納品の情報と、経理担当者が把握している請求情報が別々の場所で管理されていることが挙げられます。まずは、受注から納品、請求までの一連の流れの中で、情報がどこで営業から経理に渡っているのかを確認することから始めましょう。口頭やメールだけでのやり取りになっている箇所には抜け漏れのリスクが潜んでおり、優先的に見直す対象になります。担当者が一人で複数の案件を抱えている場合、記憶に頼った管理では対応しきれなくなる時期が必ず訪れます。繁忙期ほどこうした抜け漏れが起きやすい点にも注意が必要です。

最初に整理すること

情報の受け渡しを仕組み化する際は、受注情報を入力した時点で経理側にも共有される状態を作ることが理想です。営業支援システムと会計システムを連携させる、あるいは共有の管理表を使って双方が同じ情報を参照できるようにするなど、自社の規模に合った方法で構いません。定期契約や継続案件については、請求のタイミングをあらかじめカレンダーに登録しておくと見落としを防げます。重要なのは、納品が完了した案件と請求済みの案件を突き合わせて確認できる仕組みを持つことです。突き合わせの頻度は月次でも構いませんが、契約件数が多い会社では週次で確認したほうが漏れに早く気づけます。

光の道具箱で広げる改善

こうした連携が整うと、請求漏れによる機会損失を防げるだけでなく、営業と経理の間での確認のやり取りも減り、双方の業務効率が上がります。部門をまたぐ課題だからこそ、特定の担当者の注意力に頼らず仕組みで解決する発想が有効です。まずは月に一度、納品済みと請求済みの一覧を突き合わせる時間を設けるだけでも、漏れの早期発見につながります。