現場で起きやすい課題

給与計算が終わった後の振込データ作成は、地味ながら間違えると従業員の生活に直結する重要な作業です。振込先口座の誤りや金額の入力ミスがあれば、振込のやり直しや従業員への謝罪対応が発生し、担当者の心理的な負担も大きくなります。まず取り組みたいのは、振込データの作成をExcelなどでの手入力から、給与計算システムが出力する全銀フォーマットのデータをそのまま銀行システムに取り込む形に変えることです。手入力の工程を減らすだけで、桁のずれや口座番号の転記ミスといった典型的なエラーを大きく減らすことができます。

最初に整理すること

次に、振込データを作成した後の確認体制を整えておくことも欠かせません。作成者以外の担当者が振込総額と個人別金額の一致を確認するダブルチェックの仕組みを設けておくと、万一のミスを支給前に発見できます。仕組みの工夫としては、前月の振込データとの差分を自動で比較し、大きな変動がある従業員を一覧表示できるようにしておくと、確認作業の効率が上がります。

光の道具箱で広げる改善

判断の勘所は、振込エラーが発生した場合の対応フローをあらかじめ決めておくことです。組戻し手続きにかかる日数や手数料、従業員への連絡方法を事前に整理しておけば、実際にトラブルが起きた際にも落ち着いて対応できます。振込データの作成から送信までの締め時間は金融機関によって異なるため、複数の金融機関を利用している場合は一覧化して担当者が迷わないようにしておくとよいでしょう。振込データ作成は毎月必ず発生する作業だからこそ、仕組み化によるミスの削減効果が積み重なりやすい領域でもあります。まずは自社の振込データ作成が手入力に頼っていないかを確認するところから始めてみましょう。