現場で起きやすい課題

毎日同じ手順でデータを転記したり、複数のシステム間で情報をコピーしたりする作業に時間を取られている職場は少なくありません。パソコン上での定型作業は、人が操作していても機械的な手順の繰り返しであることが多く、RPAツールによる自動化と相性が良い領域です。まず最初に取り組みたいのは、日々の業務の中で判断を伴わずに決まった手順で進められる作業をリストアップし、それぞれにどれだけの時間がかかっているかを把握することです。時間換算してみると、思っていた以上に積み重なっているケースも珍しくありません。

最初に整理すること

対象が絞れたら、操作の手順を一つずつ丁寧に記録し、RPAツールのシナリオとして組み立てていきます。最初から複雑な業務をまとめて自動化しようとせず、効果がわかりやすい単純な作業から着手すると、動作の検証もしやすく、社内の理解も得やすくなります。システムの画面レイアウトが変更されるとシナリオが動かなくなることもあるため、定期的に動作を確認する仕組みや、異常時に気づける通知を合わせて用意しておくと安心です。担当者が異動しても引き継げるよう、シナリオの内容と対象業務を簡単にでも文書化しておくことも欠かせません。