現場で起きやすい課題

地域の商流では、長年の付き合いの中で電話やファックス、手書きの伝票による取引が続いているケースが多く見られます。取引先との関係を大切にするあまり、非効率な部分があっても変更を切り出しにくいという事情も、データ連携が進みにくい一因になっています。担当者が変わるたびにやり取りの癖を一から覚え直す必要があることも、負担が増える一因です。まず取り組みたいのは、自社と取引先との間でやり取りしている情報のうち、重複入力や転記が発生している箇所を洗い出すことです。受注データを自社システムに入力した後、さらに紙の伝票に書き写しているような作業は、改善の余地が大きい部分です。

最初に整理すること

次に有効なのが、いきなり大掛かりなシステム連携を目指すのではなく、表計算ソフトのファイル共有やクラウド上の簡易なフォームなど、双方に負担の少ない方法から始めることです。データの形式や項目をあらかじめすり合わせておくと、後から転記や確認をし直す手間が減り、受発注のミスも防ぎやすくなります。取引先の規模や体制によってデジタル化の進み具合は異なるため、相手に無理を強いず、選べる複数の連携方法を用意しておく姿勢が実務的です。

光の道具箱で広げる改善

データ連携が定着すると、受発注の確認作業や在庫のすり合わせにかかる時間が減り、双方にとって業務負担の軽減につながります。一社との連携がうまくいけば、その仕組みを他の取引先にも少しずつ広げていくことができ、社内の入力作業全体が軽くなっていきます。地域の取引先とのつながりはこれまで築いてきた信頼関係の上に成り立っているため、効率化の提案も一方的に進めるのではなく、相手の状況を理解しながら段階的に合意形成を図ることが大切です。小さな連携から始め、実際の効果を確認しながら範囲を広げていくとよいでしょう。