現場で起きやすい課題

エクセルの物件台帳と紙の顧客カード、メールでのやり取りが分散していて、担当者が不在だと状況が分からなくなる、という悩みはよく聞かれます。特に成約までの検討期間が長い不動産取引では、どの顧客がどの物件に関心を持っていたかという経緯を追いにくいことが機会損失につながります。複数店舗を展開している場合は、店舗をまたいだ情報共有ができず、同じ物件への重複対応が発生することもあります。まず着手しやすいのは、物件情報と顧客情報を同じ場所で紐づけて管理できる仕組みに切り替えることです。既存のエクセル台帳をそのまま移行するところから始めれば、大きな負担なく運用を切り替えられます。

最初に整理すること

次に工夫したいのは、問い合わせや内見、商談の経緯を時系列で記録できるようにし、担当者が変わっても引き継ぎがしやすい形にすることです。物件のステータス（募集中・商談中・成約済み）が一目で分かるようにしておけば、社内での情報共有もスムーズになり、スマートフォンからも確認できるようにしておくと外出先での対応にも役立ちます。オーナーからの物件情報の更新依頼も同じ仕組みの中で管理しておけば対応漏れを防ぎやすくなり、顧客の希望条件が変化した際にも履歴として残しておけば、時間を空けて再来店された顧客にも的確な提案がしやすくなります。