現場で起きやすい課題

士業事務所には、契約書や証憑、依頼者とのやり取りなど、保管が必要な紙書類が多く存在します。すべてを紙のまま保管し続けると、保管スペースが逼迫するだけでなく、過去の書類を探し出す際にも時間がかかります。まずは、新規に発生する書類からスキャンしてデータで保管する運用に切り替え、既存の書類は利用頻度の高いものから順に電子化していきましょう。

最初に整理すること

電子化する際は、案件名や依頼者名、書類の種類で検索できるように、ファイル名やフォルダ構成のルールを決めておくことが重要です。法令で保存が義務づけられている書類については、原本の扱いを確認しながら進める必要がありますが、日常的な検索や確認作業はデータで完結できるようにしておくと業務が格段にスムーズになります。アクセス権限も適切に設定し、情報管理の面でも安心できる形にしておきましょう。

光の道具箱で広げる改善

スキャンの作業自体も外部に依頼するなど、無理なく進める工夫の余地があります。ペーパーレス化が進むと、書類を探す時間が減り、テレワークや出先からの対応もしやすくなります。保管スペースにかかっていたコストも見直すきっかけになるため、電子化と紙保管のルールをどう線引きするかを事前に整理しておくことが実務上の要点です。