現場で起きやすい課題

士業事務所では、顧客の基本情報や案件履歴を管理する仕組みと、請求書を作成する仕組みが別々になっていることが少なくありません。その結果、同じ顧客情報を何度も入力したり、案件は完了しているのに請求を出し忘れたりすることが起こります。特にスポット案件と顧問契約が混在していると、請求のタイミングが把握しづらくなり、月末になって慌てて確認するということも起こりがちです。

最初に整理すること

まずは、顧客情報と案件、請求の状況を一つの台帳でつなげて見られるようにすることから始めましょう。顧客ごとに案件の進行状況と請求のタイミングを紐づけておくと、完了した案件に対して請求書が発行済みかどうかが一目で分かります。顧問契約のように毎月発生する請求も、発行日をあらかじめ設定しておけば漏れを防げます。

光の道具箱で広げる改善

入金状況も同じ台帳で確認できるようにしておくと、未収金の把握も容易になり、督促のタイミングも判断しやすくなります。担当者が交代しても対応履歴を引き継ぎやすくなります。この仕組みが整うと、請求漏れによる機会損失を防ぎ、事務所の資金繰りも安定しやすくなります。日々の記録を丁寧に積み重ねることが、経営の見通しの良さにつながるという意識を持っておくとよいでしょう。