現場で起きやすい課題

入金消込は金額と取引先を一件ずつ突き合わせる地道な作業のため、件数が増えるほど負担が大きくなります。作業時間を減らす第一歩は、入金と請求のデータを同じ場所で管理し、目視での突き合わせを減らすことです。会計ソフトや請求管理サービスの多くには、銀行明細と請求データを自動で照合する機能があり、振込人名義や金額から該当する請求を自動で紐づけてくれます。まずは主要な取引先から自動照合の設定を試すと効果を実感しやすくなります。

最初に整理すること

自動照合で処理しきれないのは、振込手数料が差し引かれている入金や、複数の請求をまとめて入金してくるケース、振込人名義が請求先と異なるケースです。こうした例外パターンをあらかじめ洗い出し、どう処理するかのルールを決めておくと、担当者ごとの判断のばらつきを防げます。振込手数料の負担者を請求書に明記しておく、入金時に取引先名を記載してもらうよう依頼するなど、入金前の工夫で例外自体を減らせる場合もあります。

光の道具箱で広げる改善

消込の状況を一覧で可視化し、未消込がどれだけ残っているかをいつでも確認できるようにしておくと、月末に慌てて確認する事態を避けられます。自動化できる部分と人の判断が必要な部分を切り分け、後者に集中できる状態を作ることが、結果的に作業時間の短縮につながります。担当者が変わっても同じ運用が続けられるよう、消込ルールを簡単な手順として残しておくことも大切です。まずは自社の入金パターンを洗い出し、どこまで自動化できるかを確認することから始めてみましょう。地道な仕組み化が積み重なり、確実に時間を生み出します。