現場で起きやすい課題

しかし順を追って進めれば無理なく切り替えられます。移行のメリットは記帳の自動化による省力化だけでなく、月次で数字を早く把握でき、税理士との連携もしやすくなる点にあります。まず取り組むのは現状の整理です。今どんな帳簿をどうつけているか、どの取引が現金・振込・カードなのかを洗い出します。次に移行のタイミングを決めます。期首から切り替えると年度の途中で帳簿が分かれずに済み、前年との比較もしやすくなります。期の途中で移行する場合も、期首からの累計を入力し直せば同様に対応できます。

最初に整理すること

クラウド会計を選ぶ際は、自社の業種や規模、必要な機能に合っているか、顧問税理士が対応できるかを確認します。初期設定では勘定科目や開始残高、銀行・カードの連携を整えます。ここを丁寧に設定しておくと、その後の記帳が楽になります。移行の初期は手書きとクラウドを一時的に併用しながら操作に慣れていくと、現場の混乱を抑えられます。担当者が使い方に迷わないよう、簡単な手順書を用意しておくのもよい方法です。数字の入力ミスがないか、最初の数か月は特に注意して確認しましょう。

光の道具箱で広げる改善

いきなり全部を完璧にしようとせず、まずは日々の記帳を移すことから始め、徐々に請求や経費精算などに範囲を広げていくのが現実的です。移行が済めば、これまで帳簿づけに費やしていた時間を、数字を見て考える時間に振り向けられます。焦らず段階を踏むことが、定着への一番の近道です。移行後しばらくは月次の数字を丁寧に見比べ、旧来の帳簿と大きなズレがないかを確認しておくと安心です。