現場で起きやすい課題

受注してから出荷するまでの間、案件がどの工程にあるのかを担当者の記憶や口頭確認に頼っている企業は少なくありません。受注件数が増えるほど「この注文は今どうなっているか」という問い合わせに答えるための確認作業が増え、本来の業務が後回しになってしまうことがあります。まず取り組みたいのは、受注から出荷までの工程を「受注確認」「在庫確認」「手配」「出荷準備」「出荷完了」のように区切り、各案件がどの段階にあるかを一覧で把握できる状態にすることです。工程を細かく分けすぎると更新の手間が増えるため、自社の業務量に見合った粒度で設計することが大切です。

最初に整理すること

次に、進捗状況を関係者全員が同じ画面で確認できる仕組みを整えると、営業担当が製造や物流の状況を都度確認する手間が減り、顧客からの問い合わせにもその場で答えられるようになります。仕組みの工夫としては、工程が滞留している案件を自動的に検知し、担当者にアラートを出す運用にしておくと、出荷遅延を早い段階で発見できます。

光の道具箱で広げる改善

判断の勘所は、進捗管理の仕組みを導入すること自体が目的にならないようにすることです。工程ごとの更新を誰が、いつ行うかという運用ルールが曖昧だと、システムを導入しても情報が更新されず形骸化してしまいます。関係者が多い場合は、更新の負担が特定の担当者に偏らないよう、工程の切れ目ごとに更新責任者を明確にしておくことも大切です。まずは自社の受注から出荷までの流れを紙に書き出し、どこで情報が滞りやすいかを洗い出すところから始めると、見える化すべきポイントが明確になります。