現場で起きやすい課題

電話とFAXとメールで受注がバラバラに来て、誰が何を受けたか分からなくなることはないでしょうか。受注チャネルが複数あること自体は珍しくありませんが、それぞれの記録先がバラバラだと対応漏れが起きやすくなります。担当者が不在の間に届いたFAXや、他部署に転送されたメールがそのまま埋もれてしまうこともあるでしょう。誰がどの経路を確認する責任者なのかが曖昧なままだと、対応漏れの責任の所在も分からなくなってしまいます。

最初に整理すること

まずは1週間分の受注をチャネル別に数え、どの経路がどれくらいの割合を占めているかを把握することから始めるとよいでしょう。意外な経路に偏っていることも多く、優先して整理すべき対象が見えてきます。把握できたら、受けた受注は経路を問わず必ず一つの受注管理システムに入力するというルールを徹底します。FAXは複合機のOCR機能やクラウドFAXサービスで自動取り込みができ、メール受注もフォームに統一すれば入力の手間を減らせます。電話受注については、聞き取り項目をテンプレート化しておくと、聞き漏れのリスクを下げられます。

光の道具箱で広げる改善

将来的にはチャットやWebフォームなど新しい受注経路が増える可能性も踏まえ、拡張しやすい仕組みを選んでおくと安心です。受注の入口が一本化されると、対応漏れが減り、受注状況を一元的に把握できるようになります。誰が見ても同じ場所で受注状況を確認できる状態は、担当者不在時の引き継ぎも楽にしてくれます。まずは直近1週間の受注経路の内訳を数えてみるところから、現状把握を始めてみましょう。