現場で起きやすい課題

出張の申請や急な休暇の届け出は、本来もっとも急ぎで処理したい書類のはずですが、紙の申請書に押印が必要な運用では、外出先や出張先からは手続きが進められません。営業担当者が出張中に次の出張申請をしたくても、社内の書式が紙のままでは帰社を待つしかなく、結果として上長への確認が後回しになりがちです。休暇申請についても、体調不良で急に休みたい朝に、わざわざ会社に電話して紙の書類を誰かに代筆してもらうような運用が残っている職場もあります。

最初に整理すること

最初に取り組みやすいのは、利用頻度が高く様式も単純な休暇申請や出張申請から、スマートフォンで完結できる仕組みに切り替えることです。多くのクラウド型ワークフローサービスはスマートフォンのアプリやブラウザから申請・承認ができるため、大がかりなシステム刷新をしなくても始められます。申請者は移動中でも入力でき、承認者も通知を受け取ってその場で承認できるため、承認までの時間が大幅に短縮されます。位置情報や出退勤記録と連携させれば、出張旅費の計算もスムーズになります。

光の道具箱で広げる改善

スマートフォンでの申請が定着すると、出社や在席を待つ必要がなくなり、急な休暇や出張の申請にも素早く対応できるようになります。導入の際は、通信環境が不安定な場所でも申請内容が失われないよう、一時保存やオフライン入力に対応した仕組みを選ぶと安心です。まずは休暇申請など影響範囲の小さいものから試験的に導入し、社員の反応を見ながら対象を広げていくとよいでしょう。使い勝手のよい仕組みは自然と定着し、紙の申請書は徐々に姿を消していき、現場の負担感も着実に軽くなっていきます。