現場で起きやすい課題

三重県内の中小企業では、社内にITやシステムに詳しい人材が一人もいないという状態が珍しくありません。求人を出しても専門人材の応募自体が少なく、採用で解決しようとしても時間がかかるのが実情です。担当者が異動や退職をした途端に、業務システムの設定変更すらできなくなったという声もよく聞かれます。まず取り組みたいのは、社内にどのIT関連業務が誰の頭の中にしか残っていないかを棚卸しすることです。パスワード管理やベンダーとの窓口、簡単な設定変更の手順など、属人化している作業を書き出すだけでも、リスクの所在が明確になります。

最初に整理すること

次に有効なのが、業務を「専門知識が必須のもの」と「手順化すれば誰でもできるもの」に分けて整理する視点です。後者は操作マニュアルや動画で残しておけば、担当者不在でも大きな支障が出にくくなります。前者については無理に社内で抱え込まず、外部の専門家やベンダーのサポート窓口を平時から確認し、緊急時にどこに連絡すればよいかを明確にしておくことが実務的な対応になります。また、若手社員に少しずつIT関連業務を任せ、複数人で分担できる体制を作っておくと、特定の一人に依存する状態を避けられます。

光の道具箱で広げる改善

日頃から簡単な操作研修の機会を設けておくと、いざというときに複数人が対応できる余地が広がります。こうした地道な整理を続けることで、担当者の異動や退職があってもシステムが止まらず、日常業務を淡々と回せる体制に近づきます。人材不足そのものをすぐに解消するのは難しくても、依存度を分散させ、外部との連携先を明確にしておくことで、リスクは着実に小さくできます。棚卸しの結果を一度きりで終わらせず、半年や一年ごとに見直す機会を設けておけば、業務内容や担当者が変わっても対応が後手に回りにくくなります。まずは自社の「その人しか分からない業務」の洗い出しから始めてみるとよいでしょう。