現場で起きやすい課題

経営会議の資料は、複数のシステムやファイルから数字を集めてグラフや表に整える作業が中心で、毎月同じような手順を繰り返しているケースが少なくありません。担当者が休むと資料が作れない、前月のフォーマットを探すところから始まるといった状況も起こりがちです。この繰り返し作業こそ自動化の対象になります。夜遅くまで資料づくりに追われ、本来力を入れるべき議論の準備が後回しになってしまう会社も見られます。まずは、いま資料に使っている数字がどこから来ているのか、どの順番で加工しているのかを洗い出すところから始めましょう。

最初に整理すること

洗い出しができたら、会計ソフトや販売管理システムから必要なデータを自動で取り込み、あらかじめ決めたフォーマットに流し込む仕組みを整えます。グラフの体裁や見せ方を毎回作り直す必要がないよう、テンプレートを固定しておくのも効果的です。手を動かす部分をコメントや補足の追記だけに絞り込めれば、資料作成にかかる時間は大きく短縮できます。数字の見せ方を経営会議の議題に合わせて調整できる余地も残しておくと運用しやすくなります。自動化の設計は、どの数字を誰がどう使うかを踏まえて組み立てる必要があり、最初の設計次第で使いやすさが変わります。

光の道具箱で広げる改善

作りっぱなしにせず、会議の議題が変わるたびに少しずつ調整していく前提で運用すると、無理なく使い続けられます。あわせて、自動化した後も元データに誤りがないかを定期的に確認する担当を決めておくことが欠かせません。自動化は入力の手間を減らす一方で、誤ったデータをそのまま資料に反映してしまう恐れもあるため、要所でのチェック機能を組み込んでおくと安心です。まずは最も手間のかかっている一つの工程だけを自動化の対象にし、効果を確かめながら範囲を広げていくのが現実的な進め方です。