現場で起きやすい課題

有給休暇には、年10日以上付与される従業員に対して年5日の取得を確実にする義務があり、特別休暇にも会社ごとの取得条件やルールが定められています。これらの取得状況を台帳や個別のメモで管理していると、誰がどれだけ取得しているかを把握するのに時間がかかり、取得が進んでいない従業員への声かけが後手に回りがちです。年度の終盤になって慌てて取得を促す事態は、業務の調整にも無理を生じさせます。まず取り組みたいのは、休暇の付与日数、取得日数、残日数を従業員ごとに一覧で把握できる状態を整えることです。

最初に整理すること

一覧化ができたら、取得状況を定期的に確認し、取得が進んでいない従業員や部署に早めに気づける仕組みを作ります。上長が部下の取得状況を見られるようにしておくと、日々の業務の中で自然に取得を促しやすくなります。特別休暇についても、慶弔休暇や夏季休暇など種類ごとの取得条件を明文化し、休暇管理と同じ仕組みで扱えるようにしておくと、申請や承認の手間が減ります。申請から承認までの流れをオンラインで完結させておくと、休暇の取りづらさそのものを軽減することにもつながります。

光の道具箱で広げる改善

休暇取得状況が見える化されると、取得義務への対応漏れを防げるだけでなく、従業員が休暇を取りやすい職場づくりにもつながります。まずは自社の休暇の種類と取得ルールを棚卸しし、現状の取得状況を一覧で把握するところから始めてみましょう。見える化した後は、繁忙期を避けた計画的な取得を促す仕組みや、部署間で取得状況を比較できる工夫も検討する価値があります。