現場で起きやすい課題

雇用保険や社会保険の手続きは書類の種類が多く、記入漏れや添付漏れがあると差し戻しのやり取りが発生し、双方の負担が増えてしまいます。まずは、直近の手続きで差し戻しや確認のやり取りが多かった書類を洗い出し、どこでつまずきやすいかを把握することから始めましょう。顧問先ごとに得意不得意があるため、負担の大きい先から見直していくのが現実的です。

最初に整理すること

仕組みとしては、顧問先の担当者がスマートフォンやパソコンから必要事項を入力できるフォームを用意し、入力内容に不足があればその場で気づけるようにしておくと、差し戻しのやり取りが大きく減ります。入力された情報がそのまま手続き書類の作成につながるようにしておけば、事務所側の転記作業も省けます。手続きの進捗状況を顧問先と共有できるようにしておくと、問い合わせ対応の手間も減らせます。

光の道具箱で広げる改善

制度改正の頻度が高い分野だからこそ、最新のルールを反映しやすい運用にしておくことも重要です。こうした仕組みが整うと、事務所は書類確認や差し戻し対応に追われる時間を減らし、労務相談や制度改正への対応など、より専門性の高い業務に時間を使えるようになります。日々の手続き業務を整えることが、事務所の専門性を発揮する時間を生み出すという視点を持っておくとよいでしょう。