現場で起きやすい課題

kintoneで顧客管理や案件管理、日報などを一元化している企業は多いものの、会計処理は別のクラウド会計ソフトで行い、両者の間でデータを手入力し直しているケースがよく見られます。見積や受注の情報をkintoneで作り、請求や入金の記録は会計ソフトで別途入力するという二重管理は、転記ミスや締め処理の遅れを招きやすく、担当者の負担も蓄積していきます。まず取り組みたいのは、どの情報をどちらのシステムで「正」として管理するかを整理することです。案件の進捗や顧客とのやり取りはkintone、仕訳や税務処理は会計ソフトというように役割を明確にし、その間をつなぐ項目、たとえば取引先コードや金額、日付の粒度を揃えておくと、後の連携作業が格段に楽になります。

最初に整理すること

連携の実現方法としては、標準搭載の外部連携機能や汎用のAPI連携サービスを使い、CSVの自動出力入力や定期的なデータ同期を組む方法が一般的です。いきなり全自動化を狙うのではなく、まずは請求データの受け渡しなど範囲を絞って試し、運用に乗ることを確認してから対象を広げていくと失敗が少なくなります。また、連携後もエラー時にどう気づき誰が対応するかというルールを決めておくことが欠かせません。自動化は便利な反面、異常値がそのまま流れてしまうリスクもあるため、金額の閾値チェックなど簡単な検証の仕組みを添えておくと安心です。

光の道具箱で広げる改善

こうした整理と小さな検証を重ねることで、二重入力にかかっていた時間が減り、月次の締め作業も早まります。大切なのは、ツールの機能をすべて使い切ることではなく、自社の業務の流れに合わせて必要な連携だけを選び取ることです。まずは現状のデータの流れを書き出し、どこに重複や手戻りが発生しているかを可視化するところから始めると、連携すべき箇所が自然と見えてきます。