現場で起きやすい課題

自社が発行する請求書には登録番号を必ず記載する必要があり、記載漏れがあると取引先の仕入税額控除に影響してしまいます。まず自社側で確認したいのは、請求書のテンプレートに登録番号が正しく反映されているか、担当者や部署によって古いフォーマットが使われていないかという点です。複数の拠点や部署で請求書を発行している場合は、どのテンプレートを使っているかを統一し、番号の記載漏れが起きない仕組みにしておくと安心です。登録番号が変更・失効した場合の社内周知の流れも決めておくとよいでしょう。

最初に整理すること

一方で受け取る側としては、取引先から届いたインボイスの登録番号が有効かどうかを確認する必要があります。国税庁の適格請求書発行事業者公表サイトで番号を検索すれば、有効性や事業者名を確認できます。取引件数が多い場合、すべての請求書について毎回手作業で確認するのは現実的ではないため、新規取引の開始時や一定期間ごとにまとめて確認するなど、確認の頻度とタイミングをルール化しておくとよいでしょう。免税事業者との取引がある場合は、経過措置の扱いも含めて社内で認識をそろえておく必要があります。

光の道具箱で広げる改善

登録番号の管理は、一度確認して終わりではなく、取引先の状況が変わる可能性も踏まえて継続的に見ておく必要があります。新規取引先と契約する際は、契約前の段階で登録番号の有無を確認しておくと、後から仕入税額控除の扱いで慌てずに済みます。まずは自社の請求書テンプレートの点検と、主要な取引先の登録番号確認から着手し、確認の仕組みを社内のルールとして定着させることを目指しましょう。