現場で起きやすい課題

月末になると請求書を印刷し、封筒に入れ、切手を貼って投函するという作業に半日以上かかっているという話は珍しくありません。郵送コストだけでなく、印刷ミスや封入ミス、宛先違いといった小さなトラブルも積み重なると相応の負担になります。さらに郵送は到着まで数日かかるため、取引先の支払いサイトによっては入金が遅れる一因にもなり得ます。件数が多い月ほど、この作業のために他の業務が後回しになりがちです。

最初に整理すること

電子送付への切り替えは、すべての取引先を一斉に変える必要はありません。まずは自社が発行する請求書をPDF化し、電子送付を希望する取引先から順に切り替えていくのが現実的です。切り替えの際は、事前に取引先へ書面や電話で了承を得ておくと、後々のトラブルを避けられます。あわせて、電子帳簿保存法で求められる保存要件(訂正削除の履歴管理や検索性の確保など)を満たす形で自社側の控えも保存しておく必要があります。送付方法の変更を案内する際は、受け取り側の経理処理にも影響することを念頭に、余裕を持ったスケジュールで伝えると混乱を防げます。切り替え時期を月初など区切りのよいタイミングに合わせると、取引先側の対応もしやすくなります。取引先ごとの希望を記録として残しておくと、次に切り替えを進める際の参考にもなります。

光の道具箱で広げる改善

電子送付が定着すると、印刷・封入・投函の時間が削減されるだけでなく、送付履歴や到達確認が記録として残るため、督促対応もしやすくなります。一方で、取引先によっては引き続き紙を希望する場合もあるため、当面は郵送と電子送付を併用しつつ、電子化の比率を段階的に高めていく進め方が無理のない移行につながります。切り替えの過程で得た知見は、他の書類の電子化にも応用できます。