現場で起きやすい課題

書類に押印するためだけに出社したり、承認者の押印を待つために業務が滞ったりする状況は、テレワークが広がった後も根強く残っています。まずは自社で押印が必要とされている書類を洗い出し、法律上押印が必須なものと、社内の慣習で押印してきただけのものを分けて整理するところから始めます。多くの場合、後者の割合が想像以上に大きいことに気づきます。長年続いてきた慣習ほど、誰も理由を疑わずに続けていることが少なくありません。

最初に整理すること

整理ができたら、慣習的な押印から順に廃止や電子承認への切り替えを進めます。承認の記録が残ることを重視するのであれば、押印に代わる電子的な承認の仕組みを取り入れることで、承認の証跡を保ちながら出社の必要性をなくせます。取引先が関わる書類については、相手方の理解を得ながら段階的に進める配慮も必要です。社内で完結する書類から着手すると、抵抗なく進めやすくなります。廃止に慎重な意見が出た場合は、なぜその押印が必要とされてきたのかを一度確認してみると、実は代替できる確認方法が見つかることもあります。反対意見の背景にある不安を丁寧に聞き取る姿勢も、切り替えを円滑に進める助けになります。

光の道具箱で広げる改善

押印業務が整理されると、承認のためだけに出社する必要がなくなり、テレワークとの相性も良くなります。承認までの時間も短縮され、担当者の負担軽減にもつながります。押印を減らす取り組みは一度に完結させる必要はなく、書類の種類ごとに時間をかけて進めても十分効果があります。まずは社内で完結する書類を対象に、押印が本当に必要かどうかを一つずつ点検し、不要なものから電子承認への切り替えを試してみるとよいでしょう。