現場で起きやすい課題

データ活用の重要性は理解されていても、入力項目が多く手間がかかると、現場では次第に記入が後回しになり、いつの間にか形だけの運用になってしまいます。作業の合間を縫って入力する時間を捻出すること自体が、現場にとっては大きな負担です。「入力のための入力」になってしまうと、本来の目的である活用にまでたどり着けません。入力が滞ると、せっかく整えたデータ活用の仕組みそのものが機能しなくなってしまいます。まず最初の一歩としては、現在入力を求めている項目を洗い出し、本当に必要な項目とそうでない項目を仕分けることから始めましょう。項目を減らすだけでも、入力のハードルは大きく下がります。

最初に整理すること

項目を絞り込んだら、選択肢をタップするだけで済む形式やバーコード・QRコードの読み取りを活用し、文字入力そのものを極力減らす工夫を取り入れていきます。同じ情報を何度も手入力させるのではなく、一度読み取った情報を他の記録にも自動で反映できるようにしておくと、現場の負担をさらに軽減できます。音声入力を組み合わせれば、手がふさがっている作業中でも記録が可能になります。入力にかかる時間を数秒単位まで短縮できれば、現場の抵抗感も大きく和らぎます。