現場で起きやすい課題

氏名や住所、口座情報、扶養家族、雇用条件などの従業員情報は、人事、総務、経理といった複数の部署でそれぞれ管理されがちです。同じ情報を部署ごとに別々のファイルへ入力していると、住所変更や扶養家族の異動があった際に、一部の台帳だけ更新が漏れるといった食い違いが起きやすくなります。台帳ごとに更新のタイミングがずれることで、給与計算や社会保険手続きの際に古い情報を使ってしまうリスクも生じます。まず取り組みたいのは、どの情報をどの部署がどの目的で使っているかを洗い出し、重複して管理している項目を把握することです。

最初に整理すること

洗い出しができたら、従業員情報をひとつの台帳やシステムに集約し、各部署がそこから必要な情報を参照する形に整えていきます。情報を一元化すると、更新は一度で済み、給与計算や社会保険手続き、勤怠管理といった他の業務にも同じ情報を連携させやすくなります。個人情報を扱うため、閲覧権限を役割に応じて設定し、誰がいつ情報を更新したかの履歴を残せるようにしておくことも欠かせません。紙の書類やローカルのファイルで補助的に管理している情報がないか、あわせて確認しておくと安心です。

光の道具箱で広げる改善

一元管理が定着すると、入社時の登録や異動時の変更が一度の作業で完結し、部署間での確認や照合にかかっていた時間が減ります。情報の正確性が上がることで、給与計算や手続き書類の作成におけるミスも減少し、監査や労務調査の際にも根拠となる情報をすぐに示せるようになります。まずは現状の情報がどこにどう散らばっているかを棚卸しし、優先度の高い項目から集約を進めていくとよいでしょう。