現場で起きやすい課題

対応の出発点は、社内でどのような電子取引が発生しているかを洗い出すことです。メール添付で届く請求書、通販サイトの購入明細、クラウドサービスの利用料金請求など、意外と多くの証憑が電子で届いています。洗い出しができたら、保存する場所と方法を決めます。保存要件では、取引年月日・金額・取引先で検索できること、そしてデータが後から改ざんされていないことを確認できる措置をとることが求められます。担当者が複数いる場合は、誰がどの証憑を保存する責任を持つかも明確にしておきましょう。

最初に整理すること

検索要件を満たす方法としては、ファイル名に日付・金額・取引先名を含めて統一のルールで保存する方法や、専用のクラウドサービス・会計ソフトの保存機能を使う方法があります。改ざん防止の措置については、訂正削除の履歴が残るシステムを使う、あるいは事務処理規程を定めて運用する方法があり、自社の規模に合った方法を選べます。フォルダ構成やファイル名の付け方を社内で統一しておくと、担当者が変わっても同じように保存・検索できる体制を保てます。

光の道具箱で広げる改善

紙で受け取った書類については、電子取引データの保存とは別の話であることも押さえておく必要があります。スキャナ保存を行う場合は別途の要件があるため、混同しないよう整理しておきましょう。既に電子で受け取っている取引と紙で受け取っている取引を区別した一覧を作っておくと、対応の抜け漏れに気づきやすくなります。ルールを一度定めたら、実際の運用の中で無理がないかを確認し、必要に応じて手順書として見直していくことが、無理なく続けるための鍵になります。