現場で起きやすい課題

電子取引データは紙に印刷して保存するのではなく、電子データのまま保存することが求められており、保存の仕方にも一定のルールがあります。まずは自社にどのような電子取引が存在するかを洗い出すことから始めましょう。取引先とのメール添付の請求書、クラウドサービスの利用明細、ECサイトでの発注確認など、意外と多くの電子取引が日常業務に紛れています。

最初に整理すること

洗い出しができたら、それぞれをどのフォルダにどんなファイル名で保存するか、社内ルールとして決めておくことが大切です。ファイル名は「日付_取引先名_金額」のように統一しておくと、後から検索しやすくなり、税務調査の際にも慌てずに対応できます。保存場所も担当者ごとのパソコンに散らばらないよう、共有フォルダやクラウドストレージに一本化しておくと安心です。取引数が多い会社では、表計算ソフトでの索引簿よりも会計ソフトやクラウドの文書管理ツールのほうが検索の手間が減ります。