現場で起きやすい課題

真実性の確保とは、データが改ざんされていないことを担保する仕組みで、タイムスタンプの付与や訂正削除の履歴が残るシステムの利用、あるいは事務処理規程を整備して運用でカバーする方法があります。多くの中小企業では、まず事務処理規程を作成し、運用ルールとして守る方法から始めるのが現実的です。規程には訂正や削除を行う際の承認手順まで定めておくと、実際の運用でも迷いにくくなります。

最初に整理すること

もう一つの可視性の確保は、税務調査などの際にすぐデータを検索・表示できる状態にしておくことを指し、日付・金額・取引先で検索できるようにしておく必要があります。表計算ソフトで索引簿を作る方法でも要件は満たせますが、取引件数が増えてくると管理が煩雑になりやすく、会計ソフトやクラウドの保存サービスへ移行する会社が増えています。

光の道具箱で広げる改善

実務としては、自社の取引量や担当者の負担感を踏まえ、当面は事務処理規程と索引簿で対応するのか、早めにシステムを導入するのかを判断すると進めやすくなります。規程を作った後は、運用が実際に回っているかを定期的に確認する仕組みも欠かせません。まずは自社の保存状況を棚卸しし、不足に気づいた時点で小さく手直しを重ねていくことが、無理のない対応につながります。