現場で起きやすい課題

電子契約を導入したいものの、サービスの数が多くどれを選べばよいか迷っている会社は少なくありません。契約書を印刷し、押印し、郵送して返送を待つという従来のやり方は、締結までに日数がかかるだけでなく、原本の保管や検索にも手間がかかります。電子契約サービスは機能や料金体系がさまざまで、印影を残す形式を重視するものから、当事者双方の本人確認を重視するものまで幅があります。まず最初に取り組みたいのは、自社で交わしている契約の種類を洗い出し、取引先が電子契約に抵抗がないか、押印文化が根強い相手が含まれていないかを確認することです。

最初に整理すること

契約の性質によってサービスを使い分けるという発想も有効です。日常的な発注書や秘密保持契約のような定型的なものは操作が簡易なサービスで運用し、重要度の高い契約は本人確認機能が充実したサービスを選ぶといった具合に、一つのサービスに全てを寄せない選択肢もあります。取引先側の操作負担が少ないサービスを選ぶことも、導入をスムーズに進める鍵になります。あわせて、締結後の契約書をどこにどう保管し、更新期限をどう管理するかというルールを最初に決めておくと、後から探しにくくなる事態を防げます。