現場で起きやすい課題

紙の契約書は、印刷、押印、封入、郵送という工程を経て相手方に届き、さらに相手側の押印と返送を待つ必要があります。この往復に数日から数週間かかることもあり、せっかく合意に至った内容が契約締結までの間に停滞してしまうことがあります。まずは自社の契約書のうち、どの種類が電子契約に切り替えやすいかを整理するところから始めます。取引先の多い定型的な契約から着手すると、効果を実感しやすくなります。

最初に整理すること

電子契約に切り替える際は、取引先側にも操作や心理的な負担が生じることを踏まえ、事前の説明や案内をていねいに行うことが欠かせません。すべての契約を一度に切り替えるのではなく、段階的に対象を広げていくと、社内外双方の混乱を避けられます。あわせて、電子契約に対応した文書の保管方法や、契約内容を検索できる仕組みも整えておくと、締結後の管理もスムーズになります。締結までの速さと、締結後の管理のしやすさは表裏一体であり、どちらかだけを整えても効果は半減してしまいます。導入初期は操作に不慣れな担当者向けに簡単な手順書を用意しておくと、社内の定着もスムーズに進みます。

光の道具箱で広げる改善

電子契約が定着すると、契約締結にかかる時間が大幅に短縮され、遠方の取引先とのやり取りでもスピード感を保てるようになります。印刷や郵送にかかっていた費用や手間も減り、担当者の負担軽減にもつながります。契約の種類によっては引き続き書面での締結が求められる場合もあるため、対象範囲を事前に確認しておくことも欠かせません。まずは定型的な契約書一種類から試験的に電子契約へ切り替え、取引先の反応や社内の運用課題を確認しながら、対象を広げていくとよいでしょう。