現場で起きやすい課題

電子帳簿保存法の対応で特に重要なのは、メールやウェブでやり取りした請求書・領収書などの電子取引データを、決められた要件で保存することです。まずは自社でどのような電子取引が発生しているのかを洗い出し、現在それらをどこにどう保存しているのかを確認するところから始めましょう。取引先とのやり取りの手段を一つずつ棚卸しすると、意外な抜け漏れに気づくこともあります。

最初に整理すること

現状が見えたら、検索できる状態での保存や、改ざん防止の措置といった要件を満たす保存方法を整えます。フォルダ名やファイル名に取引年月日・取引先・金額を含めるルールを決めておくだけでも検索性は大きく改善します。真実性の確保についても、システムの利用が難しい場合は訂正削除の記録が残る運用や事務処理規程の整備で対応する方法があります。

光の道具箱で広げる改善

紙の書類とデータが混在しないよう保存場所を一本化し、取引件数が増えてきた場合は索引簿管理から検索機能を備えた保存サービスへの移行を検討する段階に入ります。日々の証憑の受け取り方から見直し、定期的に運用が回っているかを点検し続けることが、無理のない対応につながります。担当者が変わっても同じ手順で保存できるよう、簡単な手順書を用意しておくと安心です。