現場で起きやすい課題

多くの会社では、文書は作成されて保管されるところまでは意識されますが、いつ廃棄してよいかまでは決められていません。その結果、不要になった書類がキャビネットやサーバーに残り続け、保管スペースやストレージ容量を圧迫していきます。一方で、法令上定められた保存期間を満たす前に誤って廃棄してしまうと、税務調査や訴訟の際に不利益を被る可能性もあります。文書は作成された瞬間から、いずれ廃棄される運命にあるという前提で管理を設計する必要があります。

最初に整理すること

取り組みの起点は、社内で扱う文書を種類ごとに分類し、それぞれの法定保存期間や社内で定める保存期間を一覧化することです。契約書、請求書、人事関係書類など、種類によって求められる保存年数は異なります。一覧ができたら、保存期間が満了した文書を定期的に洗い出し、廃棄の可否を確認する棚卸しの時期を年に一度など決めておきます。電子データについても同様に、保存期間を過ぎたファイルを自動で棚卸し対象にリストアップする仕組みを整えておくと、確認の手間が減ります。

光の道具箱で広げる改善

文書のライフサイクル全体を管理できるようになると、必要な書類を確実に保存しつつ、不要な書類を計画的に整理できる状態が実現します。廃棄の判断を個人の裁量に任せず、あらかじめ決めた基準に沿って進めることで、誤廃棄のリスクも減らせます。まずは主要な文書の種類ごとに保存期間を一覧化し、直近で満了を迎える書類がないか確認してみてください。作成から廃棄までを見通した管理が、保管コストとリスクの両方を抑え、必要なときに必要な書類をすぐ取り出せる状態を作ります。