現場で起きやすい課題

部門別・プロジェクト別に損益を把握しようとすると、まず売上や経費をどの単位で分類するかという設計でつまずくことが多いです。すべての取引を細かく分けようとすると入力の手間が急に増えるため、まずは把握したい単位を絞り込み、共通費用の扱いをどうするかを先に決めておくことが現実的な進め方になります。欲張って全社的に細分化しようとすると、途中で運用が破綻しやすい点にも注意が必要です。まずは採算を最も知りたい単位から着手するのが現実的です。対象を広げるのは、最初の単位で運用が安定してからでも遅くありません。

最初に整理すること

会計システムの補助科目やタグ機能を使えば、勘定科目自体を増やさずに部門やプロジェクトの情報を仕訳に付加できます。人件費や地代家賃など複数部門にまたがる共通費用については、按分の基準をあらかじめ決めておき、恣意的な配分にならないようにしておくことが、数字の信頼性を保つ上で重要です。基準は一度決めたら安易に変えず、変更時は理由を記録しておくとよいでしょう。人員や面積など、客観的に説明できる基準を選ぶことが、社内の納得感にもつながります。

光の道具箱で広げる改善

運用を始めたら、月次で部門別・プロジェクト別の損益を確認し、想定と大きく異なる数字が出ていないかをチェックする機会を設けるとよいでしょう。細かく分析すること自体が目的化してしまうと運用が続かなくなるため、経営判断に本当に必要な粒度を見極め、無理のない範囲で継続できる仕組みにしておくことが長く使い続けるコツです。数字を見て終わりにせず、採算の悪い単位があれば具体的な改善策の検討につなげる流れを作っておくとよいでしょう。