現場で起きやすい課題

取引先との契約書や賃貸借契約、システムの利用契約などは、締結時こそ内容を確認しますが、その後は棚やフォルダに保管されたまま忘れられがちです。多くの契約には自動更新条項や解約予告期間が設けられており、期限を過ぎると意図しない条件で更新されたり、逆に必要な契約を打ち切られたりすることがあります。担当者の異動や退職が重なると、そもそも契約の存在自体が引き継がれないまま放置されるケースも見られます。件数が増えるほど、人の記憶だけに頼った管理は限界を迎えます。

最初に整理すること

最初に取り組みたいのは、手元にある契約書をすべて洗い出し、契約期間・更新条件・解約予告期限を一覧表に整理することです。この作業自体が、忘れられていた契約や重複している契約を発見する機会にもなります。一覧ができたら、期限の一定期間前に担当者へ通知が届く仕組みを用意します。表計算ソフトの条件付き書式やリマインダー機能でも最低限の対応は可能ですが、件数が多い場合は契約管理に特化したツールを使うと、通知の設定漏れを防ぎやすくなります。

光の道具箱で広げる改善

重要なのは、通知を受け取った後の判断者を決めておくことです。更新するか、条件を見直すか、解約するかを誰が判断するのかが曖昧だと、通知が来ても放置されてしまいます。まずは主要な契約から一覧化を始め、解約予告期限の1〜2か月前に通知が届く設定にしてみてください。契約内容を定期的に棚卸しする習慣がつけば、不要な契約の整理にもつながり、無駄なコストの発見にもつながります。担当者の異動時には一覧そのものを引き継ぎ資料として活用すると、管理の空白期間を作らずに済みます。