現場で起きやすい課題

予実管理とは、あらかじめ立てた予算と実際の支出を定期的に比較し、差異が出ていないかを確認する取り組みです。年に一度の決算まで確認しないと、問題に気づいたときには手の打ちようがない状態になっていることも珍しくありません。まず取り組みたいのは、費目ごとにおおまかな年間予算を立てることです。過去の実績を参考に、大きな費目から優先して設定すると取り組みやすくなります。細かすぎる予算はかえって形骸化しやすいため、粗さを許容する姿勢も大切です。人件費や地代家賃のように毎月ほぼ一定の費目と、季節や案件によって変動しやすい費目とを分けて考えると、精度を上げやすくなります。

最初に整理すること

次に、月次で実績を予算と突き合わせる仕組みを作ります。会計ソフトによっては予算機能があり、月次の試算表と並べて差異を確認できるものもあります。差異が出た費目については、一時的な要因なのか、今後も続く傾向なのかを見極めることが大切です。たとえば消耗品費や外注費が特定の月に急増していれば、その原因を早めに確認しておくと、年間を通じた影響を抑えやすくなります。担当者だけでなく責任者も差異を確認できる状態にしておくと、気づきが早まり対応も迅速になります。